Наказ Держгірпромнагляду України
від_23.03.2012__ № ___61_____ 

 

  

Про затвердження Інструкції

з  діловодства у Державній службі

гірничого нагляду та промислової

безпеки України        

З метою виконання вимог пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 „Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”

 

НАКАЗУЮ:

 

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Державній службі гірничого нагляду та промислової безпеки України (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам  структурних підрозділів  Держгірпромнагляду України, опрацювати  основні  положення  Інструкції та  забезпечити  контроль  за  дотриманням  вимог цієї Інструкції.

3. Встановити, що ця Інструкція є типовою для територіальних управлінь, державної установи та підприємств сфери управління Держгірпромнагляду України.

4. Керівникам  територіальних  управлінь, державних підприємств та установи, що належать до сфери управління Держгірпромнагляду України – у двомісячний строк, керуючись цією Інструкцією, забезпечити розробку власної інструкції з діловодства та погодити її з місцевими архівами .

5. Сектору взаємодії з Верховною Радою України, засобами масової інформації та міжнародної діяльності  (Пітєніній К.О.) – розмістити цей наказ на офіційному веб-сайті Держгірпромнагляду України.

6. Управлінню персоналу, діловодства, контролю та спецроботи (Селіванову С.В.) – довести цей наказ до відома територіальних  управлінь, державних підприємств та установи, що належать до сфери управління Держгірпромнагляду України.

 

7. Визнати такими, що втратили чинність:

наказ Державного комітету України  з промислової безпеки охорони праці та гірничого нагляду від 03.03.2007 № 37  „ Про затвердження інструкції з діловодства в Державному комітеті України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду”;

наказ Державного комітету України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду від 20.05.2008 № 111 „Про внесення змін до Інструкції з діловодства Держгірпромнагляду, затвердженої наказом Держгірпромнагляду від 03.03.2007 № 37”;

наказ Державного комітету України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду від 28.01.2009 № 14 “Про удосконалення порядку роботи з документами”.  

 

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Голови Держгірпромнагляду України Шайтана В.А.

 

Голова                                                                                                       Хохотва О.І.

 

 ЗАТВЕРДЖЕНО 

наказ Держгірпромнагляду України
від_23.03.2012__ № ___61_____ 

 

ІНСТРУКЦІЯ 
з діловодства у Державній службі гірничого нагляду 
та промислової безпеки України 

I. Загальні положення 
1. Ця Інструкція з діловодства у Державній службі гірничого нагляду та промислової безпеки України (далі Інструкція) встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у Державній службі гірничого нагляду та промислової безпеки України (далі Держгірпромнагляду України), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Держгірпромнагляду України, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.
3. Відповідальність за організацію діловодства несе Голова Держгірпромнагляду України.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі — запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники Голови Держгірпромнагляду України згідно з розподілом функціональних обов’язків.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Держгірпромнагляду України відповідають їх керівники.
4. Організація діловодства в Держгірпромнагляді України покладається на відділ документального забезпечення, контролю та господарської діяльності Управління персоналу, діловодства, контролю та спецроботи.
5. Основним завданням відділу документального забезпечення, контролю та господарської діяльності Управління персоналу, діловодства, контролю та спецроботи є встановлення в установі єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Держгірпромнагляду України. Відділ документального забезпечення, контролю та господарської діяльності відповідно до покладених на неї завдань:
розробляє інструкцію Держгірпромнагляду України з діловодства та номенклатуру справ установи;
здійснює реєстрацію та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву Держгірпромнагляду України (далі — архів установи);
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами Держгірпромнагляду України вимог інструкції, регламентів та національних стандартів з питань діловодства;
вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в центральному апараті Держгірпромнагляду України, в установах, організаціях, які підпорядковані йому та на підприємствах що належать до сфери управління Держгірпромнагляду України;
проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах Держгірпромнагляду України;
бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Держгірпромнагляді України;
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в Держгірпромнагляді України;
забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
організовує збереження документаційного фонду установи та користування ним;
ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Держгірпромнагляду України з питань діловодства;
засвідчує печаткою документи, підписані керівництвом Держгірпромнагляду України.
засвідчення копій документів гербовою печаткою здійснюється відділом кадрового забезпечення та режимно-секретної роботи.
6. На відділ документального забезпечення, контролю та господарської діяльності Управління персоналу, діловодства, контролю та спецроботи покладається підготовка типових інструкцій з діловодства, типових номенклатур справ для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Держгірпромнагляду України, відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання та погодження таких документів із центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
7. Організація діловодства в структурних підрозділах Держгірпромнагляду України покладається на спеціально призначену для цього особу.
8. Керівники структурних підрозділів у межах наданих їм прав зобов’язані:
8.1 забезпечувати дотримання працівниками підрозділу вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією;
8.2 вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування, не допускати листування з питань, які можна вирішити шляхом особистих контактів або переговорів телефоном, електронною поштою;
8.3 сприяти підвищенню кваліфікації усіх спеціалістів підрозділу щодо роботи з документами і використання засобів автоматизації діловодних процесів;
8.4 забезпечувати ознайомлення новоприйнятих працівників з вимогами цієї Інструкції, положеннями про відповідні структурні підрозділи, посадовими інструкціями; 
8.5 покладати на період відсутності працівника, відповідального за ведення діловодства (відпустка, хвороба та ін.), виконання цієї роботи на спеціально призначену для цього посадову особу;
8.6 у разі звільнення або переходу на іншу роботу працівника, відповідального за ведення діловодства, організовувати передавання справ, документів за актом новопризначеному на цю посаду працівникові.
8.7. у разі звільнення працівника структурного підрозділу Держгірпромнагляду, його відпустки або відрядження всі невиконані та неоформлені службові документи, а також справи, за вказівкою керівника передаються особі, яка його заміщає.


II. Документування управлінської інформації
Загальні вимоги до створення документів
9. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.
10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положенням Держгірпромнагляду України, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.
11. В структурних підрозділах Держгірпромнагляду України визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.
12. Для документування управлінської інформації здійснюється вибір виду документа (розпорядження, наказ, рішення, протокол тощо), відповідно до Положення Держгірпромнагляду України.
13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання Держгірпромнаглядом України покладених на нього завдань і функцій.
14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі — ДКУД).
Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі — ДСТУ 4163-2003).
15. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи — автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
16. Держгірпромнагляд України здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
17. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.
Бланки документів
18. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) — для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) — для резолюцій (доручень).
Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
30 — ліве;
10 — праве;
20 — верхнє та нижнє.
Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.
19. В Держгірпромнагляді України використовують такі бланки документів:
бланк для листів (додаток 2);
бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 3).
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.
20. Бланки документів у Держгірпромнагляді України можуть виготовлятися за допомогою комп’ютерної техніки.
21. Види бланків, що використовуються в Держгірпромнагляді України, та порядок їх обліку визначаються цією інструкцією.
Пронумеровані бланки в Держгірпромнагляді України підлягають обов’язковому обліку .
Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.
Особи які персонально відповідають за зберігання та використання бланків визначаються наказом Держгірпромнагляду України.
22. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.
Оформлення реквізитів документів
23. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники Держгірпромнагляду України оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.
Зображення Державного Герба України
24. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХII “Про Державний герб України”, Герба Автономної Республіки Крим — відповідно до нормативно-правових актів Верховної Ради Автономної Республіки Крим.
Зображення Державного Герба України, розміщується на верхньому полі бланка з поздовжнім розташуванням реквізитів — у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина — 12 міліметрів.
Коди
25. Код Держгірпромнагляду України проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).
На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.
Найменування Держгірпромнагляду України
26. Скорочене найменування Державної служби гірничого нагляду та промислової безпеки України відповідно до Положення – Держгірпромнагляд України. Скорочене найменування розміщується у дужках нижче повного окремим рядком у центрі документа.
Найменування територіальних управлінь та підприємства, що належать до сфери управління Держгірпромнагляду України, розміщується нижче найменування Держгірпромнагляду України. Найменування установи вищого рівня зазначається повністю.
Довідкові дані про установу
27. Довідкові дані про Держгірпромнагляд України містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування Держгірпромнагляду України.
Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності — назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
Назва виду документа
28. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.
Дата документа
29. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011. 
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 червня 2011 р.
Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.
Реєстраційний індекс документів 
30. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час їх реєстрації. 
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в Держгірпромнагляді України. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою або тире. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, — вхідний чи такий, що створений в установі.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера номеру журналу в якому він зареєстрований. Номер вхідного документу присвоюється за допомого програми «Мегаполіс. Документообіг. Діловодство та КВД» наприклад: 845/0/2-12, де 845 — порядковий номер, 0 — програмний індекс, 2 - індекс журналу в якому зареєстровано документ, 12- рік реєстрації..
У вихідного документа реєстраційний індекс складається з порядкового номеру, індексу структурного підрозділу, індексу журналу в якому зареєстровано документ. Номер вихідного документу присвоюється за допомогою програми «Мегаполіс. Документообіг. Діловодство та КВД» наприклад 932/0/10-6/12, де 932 — порядковий номер, 0 – програмний індекс, 10 індекс структурного підрозділу, 6 – індекс журналу, де зареєстровано документ, 12 рік реєстрації.
З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом “Для службового користування”.
Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 – для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 – для спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів — 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім — 77 міліметрів.
Посилання на реєстраційний індекс і дату
31. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.
Місце складення або видання
32. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.
Гриф обмеження доступу
33. Гриф обмеження доступу до документа (“Для службового користування”, “Таємно”, “Цілком таємно”, “Особливої важливості”) оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту “Адресат” або “Гриф затвердження”.
Адресат 
34. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:
Національне агентство з питань державної служби 
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному, наприклад:
Державна архівна служба 
Фінансово-економічне управління
Начальнику управління 
прізвище, ініціали (ініціал імені)
У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:
Голові Держгірпромнагляду України
прізвище, ініціали (ініціал імені)
Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:
Центральним державним архівам 
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Міністерство юстиції
вул. Городецького, буд. 13, 
м. Київ, 01001
У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:
Гончарук Олександр Сергійович
вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1, 
м. Київ, 03178
У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. 
Гриф затвердження документа
35. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом Держгірпромнагляду України. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказом Держгірпромнагляду України.
Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 4).
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр культури 
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 
Дата
У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО 
Наказ Міністерства фінансів 
12 березня 2009 № 298
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.
Резолюція 
36. Резолюція — це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.
Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.
На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.
Заголовок до тексту документа
37. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
Заголовок відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.
Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.
Відмітка про контроль
38. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.
Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.
У разі необхідності повернення документа до відділу документального забезпечення, контролю та господарської діяльності відмітка ставиться з використанням штампа та проставляється на окремому аркуші для резолюції.
Текст документа
39. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.
Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.
Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині — висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи. 
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи — автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти — арабськими цифрами з дужкою. 
В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.
40. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною — конкретні характеристики.
41. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки — з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої — якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку — слова “Продовження додатка”.
Відмітки про наявність додатків
42. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.
43. Додатки до документів можуть бути таких видів:
додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
додатки, що надсилаються із супровідним листом.
44. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 35 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається).”
На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток 5 
до Інструкції 
(пункт 8)
45. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:
Додаток 
до наказу Міністерства 
охорони здоров’я 
20.04.2009 № 295
У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”; “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.
46. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.
Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів Держгірпромнагляду України на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
47. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 7 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:
Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2010 № 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. у 1 прим.
У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:
Додаток: згідно з описом на 3 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Підпис
48. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Положенні Держгірпромнагляду України, наказі про розподіл обов’язків між Головою та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності Голови Держгірпромнагляду України та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.
Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються Головою Держгірпромнагляду України або за його дорученням — заступником Голови. 
Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються Головою Держгірпромнагляду України або його заступниками згідно з розподілом повноважень.
Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного — якщо документ надрукований не на бланку, скороченого — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад: 
Міністр фінансів 
або підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Міністр підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
49. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня Голова Держгірпромнагляду України або його заступники підписують всі його примірники.
У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі Держгірпромнагляду України (структурного підрозділу), а на місця розсилаються засвідчені Управлінням персоналу, діловодства, контролю та спецроботи його копії.
50. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), — двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:
Директор підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Головний бухгалтер підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:
Міністр юстиції Міністр фінансів 
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 
відбиток гербової печатки підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 
відбиток гербової печатки 
51. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:
Голова колегії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Секретар колегії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
52. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів “Виконуючий обов’язки” або “В. о.” здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).
53. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.
54. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.



Візи та гриф погодження
55. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. 
56. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).
57. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи. 
58. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.
59. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:
Начальник (структурного підрозділу)
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Зауваження і пропозиції додаються.
Дата
Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.
60. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.
61. Порядок візування певних видів документів визначено в розпорядчому документі Держгірпромнагляду України.
62. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
63. Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.
64. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Міністр юстиції 
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 
Дата 
ПОГОДЖЕНО 
Протокол засідання 
Центральної експертно-перевірної 
комісії Укрдержархіву
Дата №
65. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.
66. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проекту документа 

Найменування посади підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата 
Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.
67. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:
з установами однакового рівня та іншими установами;
з громадськими організаціями;
з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;
з установами вищого рівня.
Відбиток печатки
68. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Держгірпромнагляду України.
Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 5), в інструкції Держгірпромнагляду України.
Відбиток печатки, на якій зазначено найменування Держгірпромнагляду України або Управління персоналу, діловодства, контролю та спецроботи (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.
69. Наказом Голови Держгірпромнагляду України визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.
Відмітка про засвідчення копій документів
70. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Голови Держгірпромнагляду України, його заступників або керівника структурного підрозділу.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників Держгірпромнагляд України може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка “Копія” проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
71. Напис про засвідчення документа складається із слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:
Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст 
відділу організації діловодства підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування Держгірпромнагляду України.
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Держгірпромнагляду України, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс. 
Дата, індекс

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Держгірпромнагляду України, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.
Копія документа повинна відповідати оригіналу.
Відмітки про створення, виконання
документа, наявність його в електронній 
формі та надходження до установи 
72. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко 256 23 29
або
Петренко Олена Іванівна 256 23 29
73. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад: 
До справи № 03-10 До справи № 05–19
Лист-відповідь від 20.05.2011 
№ 03-10/01/802 Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2011
посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 21.05.2011 посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 05.03.2011
74. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім’я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc
75. Відмітка про надходження документа до Держгірпромнагляду України проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи — одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби — година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.
Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 139 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях). 
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
У разі коли організація — автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається організації — авторові, реєстраційний штамп не проставляється. 
Запис про державну реєстрацію
76. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку.
На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

Складення деяких видів документів
Накази 
77. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових питань.
78. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням Голови Держгірпромнагляду України чи за власною ініціативою.
Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує відділ кадрового забезпечення та режимно-секретної роботи Управління персоналу, діловодства, контролю та спецроботи на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.
79. Накази підписуються Головою Держгірпромнагляду України , а у разі його відсутності — заступником Голови Держгірпромнагляду України, який виконує його обов’язки.
Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.
80. Наказ оформляється на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введення...”, “Про створення...”,) або іменника (“Про підсумки...”, 
“Про заходи...”). 
81. Текст наказу з питань основної діяльності Держгірпромнагляду України та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
Розпорядча частина наказу починається із слова “НАКАЗУЮ”, розпорядження може починатися із слова “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: “головам районних державних адміністрацій”, “начальникам структурних підрозділів”.
При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: “прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо.
82. Якщо наказом відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: “Визнати таким, що втратив чинність,…”.
Зміни, що вносяться до наказу оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: “Про внесення змін до наказу…” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:
“1. Внести зміни до наказу”.
Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:
“1) пункт 2 викласти в такій редакції: …”;
“2) пункт 3 виключити”;
“3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …”.
Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:
“1) Внести зміни до ... (додаються)”.
83. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.
84. До наказів не може включатися пункт “Наказ довести до відома…”. Установи, їх структурні підрозділи, посадові особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до відділу документального забезпечення, контролю та господарської діяльності після підписання такого документа.
85. Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених — про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
86. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення... ”, “Про прийняття... ”. У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питання”, “Про особовий склад”.
87. У тексті наказів з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.
88. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: “ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ” “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими — ім’я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.
89. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
90. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
91. У кожному пункті наказу з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
92. Під час ознайомлення з наказом згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.
93. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа — посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа — складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова “НАКАЗУЄМО” (“ЗОБОВ’ЯЗУЄМО”). Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.
Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.
94. Порядок підготовки наказів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Мін’юсті, його територіальних органах, визначається законодавством.
95. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.
96. Копії наказів засвідчуються відділом документального забезпечення, контролю та господарської діяльності чи відділом кадрового забезпечення та режимно-секретної роботи і надсилаються заінтересованим установам,територіальним органам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником структурного підрозділу Держгірпромнагляду України, який готував наказ.

Протоколи
97. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в Держгірпромнагляді України рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.
98. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.
99. Протокол оформляється на бланку протоколу (за наявності такого бланку) або на загальному бланку Держгірпромнагляду України, а у разі, коли бланки не передбачені, — на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.
100. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.
101. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
102. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
103. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.
104. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім — запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина включає порядок денний — перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.
105. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: 
СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). 
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
106. Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.
107. Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
108. Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою. 
109. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.
110. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.
111. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.
112. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.
Службові листи
113. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як
відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;
відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;
відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
відповіді на запити інших установ;
відповіді на звернення громадян;
відповіді на запити на інформацію;
ініціативні листи;
супровідні листи.
114. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).
115. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.
Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.
Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання “про що?”.
116. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.
117. Як правило, у листі порушується одне питання.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити…” “роз’яснюємо, що…” або від третьої особи однини — “міністерство інформує…”, “управління вважає за доцільне”.
Службові листи підписуються відповідно до пункту 48 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.
118. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) — керівники заінтересованих структурних підрозділів, а також заступник Голови Держгірпромнагляду України відповідно до функціональних обов’язків (якщо лист повинен підписувати Голова Держгірпромнагляду України).
Документи до засідань колегіальних органів 
119. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.
120. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.
У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.
Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів апарату колегіального органу завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.
Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.
121. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання — не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:
доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
проект рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів його апарату, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби — проект наказу;
довідку про погодження проекту рішення (розпорядження, постанови) із заінтересованими структурними підрозділами установи та іншими установами;
список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;
інші документи, необхідні для розгляду питань.
122. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання.
123. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
124. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів апарату колегіального органу.
125. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.
Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.
126. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 97-112 цієї Інструкції.
127. Рішення колегій установ реалізуються шляхом видання наказів установ, розпоряджень керівників установ, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.


Документи про службові відрядження
128. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи Держгірпромнагляду України.
У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи Держгірпромнагляду України, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я Голови Держгірпромнагляду України або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.
Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим відповідно до абзацу другого пункту 8 цієї Інструкції, передається Голові Держгірпромнагляду України або його заступнику, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 6).
129. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного Головою Держгірпромнагляду України, готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.
Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до Управління бухгалтерського обліку та фінансової звітності Держгірпромнагляду України.

III. Організація документообігу та виконання документів
Вимоги щодо раціоналізації документообігу
130. Документообіг Держгірпромнагляду України — це проходження документів в Держгірпромнагляді України з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Держгірпромнагляді України на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
131. Ефективна організація документообігу передбачає:
проходження документів в установі найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними; 
централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
раціональне розташування в Держгірпромнагляді України структурних підрозділів і робочих місць.
132. Порядок документообігу регламентується цією інструкцією, регламентами роботи Держгірпромнагляду України, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.
133. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.
Облік обсягу документообігу
134. Обсяг документообігу Держгірпромнагляду України — це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в Держгірпромнагляді України (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).
135. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації. За одиницю обліку береться документ. 
136. Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію. 
Приймання та первинне опрацювання 
документів, що надходять до установи
137. Доставка документів до Держгірпромнагляду України здійснюється з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою.
Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.
Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми, факсограми, телефонограми, електронні документи та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису.
138. Усі документи, що надходять до Держгірпромнагляду України, приймаються централізовано в службі діловодства.
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.
У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.
Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником Держгірпромнагляду України.
139. У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.
140. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті.
У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.
У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший — зберігається у відділі документального забезпечення, контролю та господарської діяльності. 
141. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.
142. Факт і дата надходження документа до Держгірпромнагляду України обов’язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 75 цієї Інструкції.
143. Електронні носії інформації обов’язково передаються до Держгірпромнагляду України із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.
144. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.
Попередній розгляд документів
145. Документи, адресовані керівництву Держгірпромнагляду України, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду у відділі документального забезпечення, контролю та господарської діяльності.
146. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду Головою Держгірпромнагляду України, його заступниками або структурними підрозділами.
Обов’язковому розгляду Головою Держгірпромнагляду України підлягають акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності установи і потребують вирішення безпосередньо Головою.
Інші документи передаються заступникам Голови Держгірпромнагляду України або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.
147. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
148. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені у положенні про Держгірпромнагляд України, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між Головою Держгірпромнагляду України та його заступниками, положеннях про структурні підрозділи Держгірпромнагляду України посадових інструкціях. 
149. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації відділом документального забезпечення, контролю та господарської діяльності (додаток 7), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.
Реєстрація документів
150. Реєстрація документів у Держгірпромнагляді України полягає у введенні облікових даних про документи до єдиної автоматизованої системи «Мегаполіс. Документообіг. Діловодство та КВД» за встановленою реєстраційною формою, внаслідок чого фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. 
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.
151. Реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд Голови Держгірпромнагляду України та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом Голови та його заступників, проводиться централізовано відділом документального забезпечення, контролю та господарської діяльності.
Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів установи, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.
152. Документи у Держгірпромнагляді України реєструються лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані — у день підписання або затвердження.
У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
153. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:
акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до установи;
накази з основних питань діяльності установи та адміністративно-господарських питань;
накази з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
рішення колегії (секретар колегії);
акти ревізій фінансово-господарської діяльності (відділ контроль-ревізійної роботи);
бухгалтерські документи (управління бухгалтерського обліку та фінансової звітності);
звернення громадян (відділ документального забезпечення, контролю та господарської діяльності);
запити на інформацію ( сектор взаємодії з ВРУ, засобами масової інформації та з міжнародної діяльності);
документи органів виконавчої влади, установ, підприємств і організацій, а також документи обмеженого користування з грифом «ДСК» - у відділі кадрового забезпечення та режимно-секретної роботи.
154. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів. 
155. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата. 
156. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 152 цієї Інструкції.
157. Під час реєстрації документу надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 30 цієї Інструкції.
158. В Держгірпромнагляді України застосовується автоматизована форма реєстрації та реєстрація в журналах.
159. Реєстрація вихідних листів за підписом Голови Держгірпромнагляду України та його заступників у єдиній автоматизованій системі «Мегаполіс. Документообіг. Діловодство та КВД» проводиться централізовано відділом документального забезпечення, контролю та господарської діяльності.
160. У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі — центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування. (сканування)
Організація передачі документів та їх виконання.
161. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва Держгірпромнагляду України в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.
Відразу після реєстрації Голові Держгірпромнагляду України у теці з грифом “Невідкладно” передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.
162. Документи, які підлягають терміновому виконанню розглядаються Головою Держгірпромнагляду України та його заступниками протягом одного дня, інші документи у дводенний строк.
163. Документи, розглянуті Головою Держгірпромнагляду України та його заступниками, повертаються з відповідною резолюцією до відділу документального забезпечення, контролю та господарської діяльності, який здійснює передачу документів на виконання.
Виконавці документів визначені Головою Держгірпромнагляду України не можуть бути змінені заступниками Голови. У разі, якщо головний виконавець документу вважає за доцільне залучити до співвиконання фахівців інших структурних підрозділів в межах їх компетенції готує окреме доручення за підписом заступника Голови відповідно до розподілу обов’язків без зміни резолюції.
164. Документ, виконавцями якого є декілька структурних підрозділів, передається головному виконавцеві, який після ознайомлення з документом повинен повернути його у одноденний строк до відділу документального забезпечення, контролю та господарської діяльності для передачі співвиконавцям у порядку визначення їх в резолюції або в разі термінового виконання документу одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.
165. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.
166. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через відділ документального забезпечення, контролю та господарської діяльності. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки після відмітки про це у відділі документального забезпечення, контролю та господарської діяльності.
167. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.
168. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде відділ документального забезпечення, контролю та господарської діяльності.
169. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції Голови Держгірпромнагляду України або його заступників, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
170. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) Голові Держгірпромнагляду України або його заступникам, а також у разі потреби — підготовку для пересилання адресату.
171. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.
172. Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників шляхом тиражування.
173. Необхідність тиражування засобами розмножувальної техніки визначається керівниками структурних підрозділів.
174. Тиражування невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо працівником за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.
175. Тиражування документів великого об’єму проводиться згідно із замовленням начальників управлінь, їх заступників, секретаря колегії.
176. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати відділ документального забезпечення, контролю та господарської діяльності про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.
Організація контролю за виконанням документів
177. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
178. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання.
Обов'язковому контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, дорученнями керівництва Держгірпромнагляду України, рішеннями колегії Держгірпромнагляду України, а також дотримання строків надання відповідей на звернення громадян, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, запити на інформацію.
179. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ документального забезпечення, контролю та господарської діяльності. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.
180. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції Голови Держгірпромнагляду України або його заступників. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних — з дати надходження (реєстрації).
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.
181. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 8.
Індивідуальні строки встановлюються Головою Держгірпромнагляду України або його заступниками. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
182. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в Держгірпромнагляді України. 
183. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
184. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
185. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності — посадової особи, яка її заміщає.
У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, — до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
186. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України Держгірпромнаглядом України разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.
187. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до єдиної автоматизованої системи «Мегаполіс. Документообіг. Діловодство та КВД».
188. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції Голови Держгірпромнагляду України або його заступників.
189. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.
190. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою єдиної автоматизованої системи «Мегаполіс. Документообіг. Діловодство та КВД». 
191. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:
завдань на наступний рік — не рідше одного разу на рік;
завдань на наступні місяці поточного року — не рідше одного разу на місяць;
завдань на поточний місяць — кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку або за запитами.
192. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки Голова Держгірпромнагляду України або його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, шляхом відмітки на резолюції документу «Зняти з контролю». Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням відділу документального забезпечення та господарської діяльності.
Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до єдиної автоматизованої системи «Мегаполіс. Документообіг. Діловодство та КВД».
193. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень громадян, організацій чи установ, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в Держгірпромнагляді України вихідних документів про виконання завдань.
Інформаційно-довідкова робота з документами
194. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням єдиної автоматизованої системи «Мегаполіс. Документообіг. Діловодство та КВД».
195. За допомогою єдиної автоматизованої системи «Мегаполіс. Документообіг. Діловодство та КВД» пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
196. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку.
197. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється відділом документального забезпечення, контролю та господарської діяльності відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.
198. З використанням засобів електрозв’язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису. 
199. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.
200. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.
201. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів — виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у відділі документального забезпечення, контролю та господарської діяльності.
202. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники відділу документального забезпечення, контролю та господарської діяльності зобов’язані перевірити:
Правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на відпуску — копії вихідного документа, що залишається у справах установи;
наявність і повноту додатків;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
203. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”.
204. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.
205. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ або керівника відділу документального забезпечення, контролю та господарської діяльності.
206. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до відділу документального забезпечення, контролю та господарської діяльності з 9:00 до 13:00 щодня. 
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
Складення номенклатури справ
207. Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в Держгірпромнагляді України, із зазначенням строків зберігання справ.
208. Номенклатура справ призначена для встановлення в Держгірпромнагляді України єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового 
(до 10 років включно) зберігання.
209. В Держгірпромнагляді України складається зведена номенклатура справ Держгірпромнагляду України (додаток 9).
Номенклатура справ структурних підрозділів Держгірпромнагляду України розробляється особами, відповідальними за діловодство у цих структурних підрозділах, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.
Зведена номенклатура справ складається відділом документального забезпечення, контролю та господарської діяльності на основі номенклатур справ структурних підрозділів Держгірпромнагляду України. 
210. Зведена номенклатура справ Держгірпромнагляду України схвалюється комісією Держгірпромнагляду України з проведення експертизи цінності документів (далі — експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі – ЕПК ЦДАВО) один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій Держгірпромнагляду України, після чого затверджується Головою Держгірпромнагляду України.
211. Зведена номенклатура справ Держгірпромнагляду України складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЦДАВО. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у відділі документального забезпечення, контролю та господарської діяльності, другий використовується як робочий, третій передається до архіву Держгірпромнагляду України, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий — надсилається до ЦДАВО.
Структурні підрозділи Держгірпромнагляду України отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
212. Зведена номенклатура справ установи щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
213. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в Держгірпромнагляді України. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.
214. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06—12, де 06 — індекс самостійного відділу, 12 — порядковий номер справи.
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. 
Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення перевірок організації діловодства в структурних підрозділах Держгірпромнагляду України.
Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа Держгірпромнагляду України.. 
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань колегії Держгірпромнагляду України”.
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису”.
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План роботи Держгірпромнагляду на 2012 рік;
2. Звіт про використання бюджетних коштів Держгірпромнаглядом України за 2011 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби — заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 “Відмітка” робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву Держгірпромнагляду України тощо.
215. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, рефератвні журнали, експрес-інформація тощо.
Формування справ
216. Формування справ — це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
217. Справи формуються в Держгірпромнагляді України, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. 
218. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30—40 міліметрів завтовшки).
219. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
220. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
221. Накази з питань основної діяльності установи, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
222. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
223. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.
224. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Держгірпромнагляду України або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
225. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
226. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
227. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731.
228. Розрахунково-платіжні відомості працівників Держгірпромнагляду України систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку. 
229. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в Держгірпромнагляді України та її структурних підрозділах здійснюється відділом документального забезпечення, контролю та господарської діяльності.

Зберігання документів в Держгірпромнагляді України
230. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву установи зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів Держгірпромнагляду України і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.
231. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
232. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
233. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів Держгірпромнагляду України здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам — з письмового дозволу Голови Держгірпромнагляду України або його заступників. На видану справу складається картка — замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
234. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
235. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівництва Держгірпромнагляду України з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
236. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
237. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах Держгірпромнагляду України безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом відділу документального забезпечення, контролю та господарської діяльності.
238. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Держгірпромнагляду України, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
239. За результатами експертизи цінності документів в Держгірпромнагляді України складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 11).
240. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією Держгірпромнагляду України одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК ЦДАВО. Погоджені акти затверджуються Головою Держгірпромнагляду України, після чого Держгірпромнагляд України має право знищити документи.
241. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається на справи всього Держгірпромнагляду України. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ
242. Опис справ — архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
243. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.
244. Описи справ структурних підрозділів Держгірпромнагляду України складаються щороку за встановленою формою (додаток 12) посадовими особами, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах, за методичної допомоги відділу документального забезпечення, контролю та господарської діяльності.
245. Номер опису справ структурного підрозділу Держгірпромнагляду України повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П — 2011; 5 Т — 2011; 5 ОС — 2011.
246. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам Держгірпромнагляду України або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
247. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
248. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: “Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____”.
249. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником відділу документального забезпечення, контролю та господарської діяльності і затверджується керівником структурного підрозділу. 
250. Опис справ структурного підрозділу Держгірпромнагляду України складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву установи, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
251. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Держгірпромнагляду України, за яким справи передаються (за необхідності) на зберігання до державних архівів.
252. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією Держгірпромнагляду України в установленому порядку подаються для схвалення ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Головою Держгірпромнагляду України. Один примірник затвердженого опису подається ЦДАВО України.
253. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією і затверджуються її Головою Держгірпромнагляду.
254. Зведені описи справ з кадрових питань складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією Держгірпромнагляду України, погоджуються з ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Головою Держгірпромнагляду. Один примірник зведеного опису подається ЦДАВО України.

Оформлення справ
255. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
256. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
257. Справи з грифом “Для службового користування”, особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. Необхідність складення внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією Держгірпромнагляду України.
258. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
259. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: “є документи за ... роки”.
260. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
261. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом Держгірпромнагляду України – номер опису і фонду.
262. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передача справ до архіву Держгірпромнагляду України
263. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву Держгірпромнагляду України в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву Держгірпромнагляду України за рішенням її Голови Держгірпромнагляду України.
264. Передача справ до архіву Держгірпромнагляду України здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Головою Держгірпромнагляду України.
265. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів Держгірпромнагляду України оформляє видачу справ у тимчасове користування.
266. Приймання — передача кожної справи здійснюється працівником архіву Держгірпромнагляду України в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
267. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву Держгірпромнагляду України за описами.
У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу, розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві Держгірпромнагляду України.
268. Справи, що передаються до архіву Держгірпромнагляду України, повинні бути зв’язані належним чином.
269. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву установи незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Начальник Управління персоналу,
діловодства, контролю та спецроботи                                          С.В.Селіванов